Zo stelt u een fournituurspecificatie op voor labels en verpakkingen

Een merk met twee fabrieken en twintig modellen kan zijn labels al zien afwijken: een wasvoorschriftlabel aan de verkeerde kant, de hangtag van vorig seizoen aan een nieuw artikel, maatlabels in een net iets andere tint. Een fournituurspecificatie voorkomt dat, en als fabrikant van labels en verpakkingen helpen wij merken er vanaf de allereerste bestelling een op te bouwen.

De termen verschillen per bedrijf, dus zo gebruiken wij ze in deze gids.

Term	Wat het is	Wie het gebruikt
Trimbook	Hoofdstandaard voor het hele merk of de hele collectie: elk goedgekeurd artikel, elke code, kleur en plaatsingsregel	Ontwerp, inkoop, kwaliteit
Trimlijst	Een uittreksel per model dat laat zien welke artikelen één model gebruikt, waar en hoeveel per kledingstuk	Fabrieken, productieplanners
Trimkaart	Een fysieke kaart met echte goedgekeurde samples eraan bevestigd	Productievloer, kwaliteitscontrole

Stap 1: inventariseer alles wat geen stof is

Loop één afgewerkt kledingstuk en de verpakking ervan door en noteer elk onderdeel. Groepeer ze als volgt:

• Merklabels: geweven hoofdlabel, logopatches, leren, metalen of siliconen badges, logoband.
• Informatielabels: wasvoorschriften labels met samenstelling en symbolen, maatlabels, herkomst-, model- of batchlabels, QR-labels met een link naar productgegevens.
• Hangtags: hoofdhangtag, prijs- of barcodesticker, functiekaarten, koorden, zegels of pinnen.
• Verpakking: plastic zakken met waarschuwingstekst, zakstickers, vloeipapier, dozen, draagtassen en omdoosetiketten.

Verpakking is de groep die het vaakst wordt vergeten, en juist daarom verschilt die vaak per leverancier.

Stap 2: geef elk artikel een vaste code

Codes zorgen dat het document werkt over talen en bedrijven heen. Gebruik een kort voorvoegsel voor de artikelgroep en een volgnummer. Wij stellen voor:

Voorvoegsel	Groep	Voorbeeld
BL	Merklabels en logoband	BL-01 hoofdlabel in de hals
IL	Informatielabels	IL-03 drietalig wasvoorschriftlabel
ST	Maatlabels	ST-02 middengevouwen maatlabel
HG	Hangtags en koorden	HG-01 hoofdhangtag
PA	Verpakking	PA-04 gerecyclede plastic zak

Overschrijf nooit een code wanneer een specificatie verandert. Voeg een versie toe, zoals BL-01-v2, zodat oude inkooporders begrijpelijk blijven. Gebruik dezelfde codes op uw inkooporders, in de bestandsnamen van uw ontwerpen en op de dozen waarin de fournituren aankomen.

Stap 3: schrijf de specificatieregel

Elk artikel krijgt één regel zonder ruimte voor interpretatie. Een illustratief voorbeeld:

Code	Artikel	Specificatie	Maat (mm)	Kleur	Positie	Bevestiging	Status
BL-01	Hoofdlabel in de hals	Damast, middenvouw, ultrasoon gesneden	45 × 18	Marine / ivoor	Midden achterhals	In de naad genaaid	Goedgekeurd
IL-03	Wasvoorschriftlabel	Bedrukt satijn, drie talen	30 × 60	Wit, zwarte druk	Linker zijnaad, 100 mm boven de zoom	In de naad genaaid	Goedgekeurd
ST-02	Maatlabel	Geweven, middenvouw	15 × 15	Marine / ivoor	Naast het hoofdlabel	Zelfde naad als BL-01	Goedgekeurd
HG-01	Hangtag	Gerecycled karton, mat	55 × 85	Kraft, zwarte druk	Door het hoofdlabel	Katoenen koord	Sample verzonden
PA-04	Plastic zak	Gerecyclede folie, waarschuwingstekst	280 × 380	Transparant	Gevouwen kledingstuk	Zelfklevend	In ontwikkeling

Handige extra kolommen zijn Pantone-referentie, referentie van de leverancier, bestandsnaam van het ontwerp, aantal per kledingstuk en de datum van de laatste wijziging.

Stap 4: voeg plaatsingstekeningen toe

Woorden beschrijven een plaatsing zelden nauwkeurig genoeg. Voeg een technische schets van elke productgroep toe met pijlen en maten: afstand tot hals of zoom, welke kant, in de naad of erop. Leg de plaatsing vast per productgroep (tops, broeken en rokken, bovenkleding, breigoed) in plaats van per model, zodat elke groep één standaard heeft.

Stap 5: beheer de goedkeuringen

Leg voor elk artikel een status vast: in ontwikkeling, proef goedgekeurd, sample verzonden, goedgekeurd, vervallen. Bewaar de goedgekeurde digitale proef en het goedgekeurde fysieke sample samen. Verandert er iets, geef dan een nieuwe versie uit en markeer de oude met een datum als vervallen, zodat fabrieken niet per ongeluk verouderde voorraad opmaken.

Stap 6: instrueer de fabrieken

Stuur elke fabriek drie dingen:

1. Een pdf van het trimbook met tekeningen en foto’s.
2. Een trimlijst per model als spreadsheet, met codes en aantallen per kledingstuk.
3. Een fysieke trimkaart met echte goedgekeurde samples.

Vermeld de fournituurcodes op elke inkooporder en vraag de fabriek de ontvangen codes te bevestigen voordat het naaien begint.

Stap 7: houd het actueel

Controleer het document aan het begin van elk seizoen. Verwijder vervallen artikelen, voeg nieuwe modellen toe en controleer of de kleurreferenties nog overeenkomen met de laatst goedgekeurde samples. Een klein, actueel trimbook is nuttiger dan een groot, verouderd exemplaar.

Hoe wij trimbooks ondersteunen

Stuur ons uw modellen of uw bestaande lijst. Ons ontwerpteam stelt soorten labels, maten en vouwen voor, maakt digitale proeven en levert fysieke samples voor uw trimkaarten. Omdat wij labels, hangtags en verpakkingen onder één dak produceren, blijven codes en kleuren in de hele set consistent, met levering in de hele EU. Schrijf naar [email protected] om te beginnen.